Benchmarkcongres op Prinsjesdag een succes!

Werk aan de winkel!

Benchmarken gaat verder dan alleen het vergelijken van cijfers

 

Vandaag de dag hebben organisaties steeds meer behoefte aan inzicht en verantwoording van de dingen die zij doen. Het vergelijken van dit inzicht met de markt biedt een waardevol referentiekader. Daarom hebben al vele organisaties de weg naar Fier.fm gevonden. Zij faciliteert al jaren benchmarkonderzoeken op kosten, kwaliteit en klanttevredenheid en doet dit hoofdzakelijk in sector gebonden groepen. Binnen deze groepen worden niet alleen prestaties vergeleken, maar wordt ook het verhaal achter de cijfers met elkaar gedeeld om te leren en te inspireren. Omdat leren en inspireren ook sector overstijgend goed kan uitpakken, is dit jaar voor het eerst een benchmarkcongres georganiseerd voor de deelnemers aan alle onderzoeken. Facilitaire collega’s uit de overheid, onderwijs en nutssector waren op Prinsjesdag vertegenwoordigd in het mooie oude stadhuis van Oudewater.

 

‘Het stadhuis kost u als inwoner steeds meer’

De rapportage van Facilitaire Kengetallen Gemeenten is dit jaar voor de 17e keer verschenen en op het benchmarkcongres uitgereikt aan oud vennoot van Fier.fm en oudvoorzitter van de commissies NEN2748 en NEN-EN-15221, Remko Oosterwijk. Het jaarlijkse onderzoek is een objectieve meting naar facilitaire kosten, parameters en trends naar kantoorgebouwen van gemeenten De facilitaire kosten stijgen licht. Dit jaar bedroegen de kosten 94 euro per inwoner. Het onderzoek toont aan dat steeds meer gemeenten investeren in het gebouw. De kosten voor inhuur van deskundigen op het gebied van huisvesting, aanschaf van meubilair en kosten ten behoeve van nieuwbouw en renovatie zijn gestegen. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat gemeenten de afgelopen jaren nieuwbouw en renovatie hebben uitgesteld. In 2013 lijkt hier een verandering in te ontstaan en blijken meer gemeenten weer te investeren in de bouw, renovatie of herinrichting van hun kantoorpanden. De kosten voor bijvoorbeeld documentaire informatie voorziening, schoonmaak en catering zijn stabiel. Wel zien we dat gemeenten steeds efficiënter met hun ruimten omgaan. Ondanks dat de formatie afneemt, blijft het aantal m2bvo per fte afnemen. Deze bedraagt gemiddeld 29,57. Steeds vaker weten gemeenten delen van hun gebouw af te stoten of te verhuren.

 

‘Flexibilisering gemene deler binnen huisvestingsontwikkelingen’

Het aandeel van de huisvestingskosten in de totale facilitaire kosten (conform NEN 2748) bedraagt bij het onderwijs zo’n 40-50% en bij de overheid/ nutsbedrijven zo’n 25-30%. Het verschil wordt grotendeels toegerekend aan het intensievere gebruik van de onderwijshuisvesting. Daarnaast is aangegeven dat overheidspanden voor een groot deel al zijn afgeschreven.

 

Een overeenkomst is te vinden in het feit dat alle organisaties met name eigendomspanden hebben. Het onderwijs geeft aan dat dit vooral komt door de specifieke ruimte-eisen die bijna niet in huurpanden terug te vinden zijn. Het is daarom bijvoorbeeld ook aantrekkelijker om nieuw te bouwen dan bestaande huisvesting over te nemen. Om bestaande bouw te kunnen inzetten, zijn negen van de tien keer zoveel aanpassingen nodig, dat dit financieel onaantrekkelijker is dan nieuwbouw. Ondanks dat er zoveel leeg staat in Nederland en het aanbod met de dag groeit, worden de huisvestingskosten hoger. Het lijkt een contradictie, maar het is dus wel de praktijk.

 

Onder andere doordat de deelnemers steeds meer inzetten op efficiënter gebruik van vierkante meters doet zich een volgende uitdaging voor. Alle sectoren zijn het er over eens dat flexibilisering van de huisvesting niet meer weg te denken valt van de agenda. Zo worden (onderdelen van) gebouwen klaargestoomd met het oog op de toekomst en het multifunctioneel gebruik ervan. Maar enig nadeel is dat een aantal bestuurders nog op een andere manier denken en een andere kijk op de werkelijkheid hebben. Het inhuis halen van derden blijft bijvoorbeeld een discussie waardoor vrijgekomen vierkante meters niet bij alle organisaties (direct) verhuurd of verkocht kunnen worden.

 

Naast ICT, speelt ook de werkomgeving een belangrijke rol in het aantrekken en behouden van mensen. Juist de jongere generaties blijken hier extra gevoelig voor te zijn. Zeker op dit vlak blijkt het sector overstijgend uitwisselen van ervaringen een must, want de verwachtingen van de medewerkers van de toekomst worden onder andere gevormd in de onderwijsgebouwen waar de studenten van nu met de bijbehorende faciliteiten in aanraking komen.

 

‘Geen standaard oplossing voor een veilige werkomgeving’

Risicobeheersing bestaat uit activiteiten op het gebied van bewaking, beveiliging, preventie van calamiteiten inclusief BHV en receptie. Het gaat over het beheersen van risico’s van de fysieke werkomgeving. Uit de diverse benchmarkonderzoeken blijkt het aandeel kosten binnen zowel de overheid als het onderwijs ongeveer gelijk (3% van totale facilitaire kosten). De MBO sector blijkt iets hoger, de kosten van risicobeheersing maken daar 4% uit van de totale facilitaire kosten.

 

Een openbare, onbewaakte kapstok waar leraren en leerlingen hun jas en tas achterlaten. En dat er dan vrijwel nooit iets gestolen wordt? Niet de standaard binnen ROC land. En ook deelnemers uit andere sectoren lijken verrast. Of kosten hoog, gemiddeld of laag zijn is volgens deelnemers niet alleen afhankelijk van de sector. Juist de regio, het aantal locaties en het aantal incidenten in het verleden is van invloed op de wijze waarop dit onderdeel is ingericht in organisaties. Uit de workshop blijkt dat organisaties die veel incidenten hebben gehad, vaak een hoger niveau van veiligheid nastreven. Hierbij valt te denken aan de inzet van fysieke beveiliging, inzet van een gastheer/vrouw. Een aantal aanwezige onderwijsinstellingen stelt dat op basis van incidenten het gewenste veiligheidsniveau kan worden opgeschaald.

 

Niet elke plek of persoon heeft dezelfde mate van beveiliging nodig. Binnen alle sectoren wordt erkend dat persoonsbeveiliging steeds meer aandacht krijgt. Het gaat hierbij vooral om bestuurlijke functies. Hier zijn twee uitdagingen. Het vinden van het juiste personeel en het overtuigen van deze personen dat bepaalde initiatieven genomen moeten worden. Het vinden van geschikt personeel is niet voor iedereen even lastig. Eén van de aanwezigen geeft als tip om binnen de artiestenbeveiliging op zoek te gaan naar chauffeurs of persoonsbeveiligers. Het overtuigen van (bijvoorbeeld) bestuursleden blijkt soms nog een hele uitdaging. Eén provincie voert daarom vaak oefeningen uit, waarbij acteurs betrokken zijn en het bestuur direct betrokken wordt. Deze initiatieven heeft het bestuur doen inzien dat ook zij zelf verantwoordelijk zijn voor een veilige werkomgeving.

 

Maar zijn de kosten van veiligheid te beïnvloeden zonder dat hiermee het gevoel van veiligheid benadeeld wordt? Jazeker. Volgens deelnemers aan het congres is er geen causaal verband tussen de hoeveelheid geld dat er wordt geïnvesteerd in veiligheid en het gevoel van veiligheid welke er binnen de organisatie heerst. Kleine, niet kostbare, initiatieven kunnen al leiden tot een andere veiligheidsbeleving. Een aantal voorbeelden. Zo heeft een gemeente een gastvrouw aangesteld die er op is getraind mensen te herkennen die mogelijk onrust kunnen veroorzaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een burger die kwaad is. Proactief handelen met als doel het aantal incidenten te verminderen, dat is het doel. Alhoewel er kosten mee gemoeid zijn met dit initiatief, zijn deze nihil in verhouding tot de investeringen in systemen, fysieke beveiliging en overige veiligheidsinitiatieven die in het verleden door deze gemeente zijn geïnitieerd. Een vergelijkbaar concept is georganiseerd bij een provincie. Door simpelweg een koffiecorner te plaatsen in de centrale hal en (onredelijke) gasten te vragen wat er scheelt, een luisterend oor te bieden, of zelfs een podium te bieden wordt een hoop ellende bespaard. Uiteraard vraagt dit iets van een gastheer/vrouw, receptionist en/of beveiliger. Een goede veilige werkomgeving staat of valt met het empatisch vermogen van deze medewerker!

 

Prikkelen met feiten

Diverse benchmarkdeelnemers hebben in een presentatieronde een kijkje in de keuken gegeven. Zo heeft Gidion Bouwmeister van Alliander vertelt hoe benchmarken en facilities onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Ruim vijftien jaar vormen interne en externe benchmarks de rode draad in zijn carrière om de facilitaire organisatie verder te professionaliseren. Het heeft hen geholpen bij het uniformeren en verbeteren van de dienstverlening, het inzichtelijk maken en reduceren van de kosten in de organisatie en binnen bedrijfsonderdelen en het voeren van de juiste discussie over het gewenste kwaliteitsniveau. Omdat benchmarken op alleen kosten volgens hem onvoldoende richting en de verkeerde discussie geeft, doet Alliander mee aan de MKFA. De MKFA is een onderzoek dat jaarlijks zowel de kosten als de objectieve kwaliteit van 25 facilitaire activiteiten in beeld brengt.

 

Mathijs Rutten van de NHL Hogeschool stipt de meerwaarde aan van het koppelen van de kosten kengetallen aan klanttevredenheid. Beide prestaties worden gemeten bij een vergelijkbare referentiegroep en met dezelfde onderlegger zodat de resultaten aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Met de fusie met de collega hogeschool uit Leeuwarden, Stenden, komen de resultaten uit de onderzoeken helemaal als geroepen. Beide organisaties doen al meerdere jaren mee en hebben op deze manier een stapje voor in de inventarisatie. De best practises van beide organisaties kunnen zo direct in kaart gebracht worden wat als basis kan dienen voor de toekomstige inrichting.

 

Tot slot

Gedurende de dag werd duidelijk dat de deelnemers de mening deelden dat het nuttig is ook buiten de muren van de eigen sector te kijken; van begin tot eind werden praktijkervaringen, ontwikkelingen en visitekaartjes uitgewisseld en hoopten zij op een volgende editie in 2015.

 

 stadhuis  lunchen

lunchen  stadhuis2

 
   « nieuwsoverzicht

Netwerk.fm

 

Door actief te zijn in een 'genetwerkte wereld', kun je de 'kracht van velen' aanboren. (Ross Dawson)

Fier.fm faciliteert diverse netwerkgroepen. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen soorten en ligging van organisaties binnen de publieke sector. Bijna altijd vinden de bijeenkomsten plaats bij één van onze klanten, waardoor we letterlijk een kijkje in elkaars keuken kunnen nemen.

Meer info? Klik hier!

Nieuwsbrief

Onze maandelijkse nieuwsbrief 'Focus! online' staat vol leuke weetjes over facilitaire activiteiten, ontwikkelingen (binnen Fier.fm) en kijkt vooruit naar zaken die binnenkort op de planning staan. Wilt u de Focus! online ook ontvangen? Meld u aan via onderstaande knop!

Direct inschrijven? Klik hier!


Referenties

Christelijke Hogeschool Ede
ROC de Leijgraaf

                 Met het inzichtelijk hebben van je eigen facilitaire kosten, en het delen van deze ...

Provincie Drenthe

              Wij zien de MKFA als een belangrijk sturingsinstrument waarmee wij richting geven aan onze ...

Schiphol Group

Schiphol participeert al enkele jaren in de MKFA. Zij doet dit in de eerste plaats om haar eigen facilitaire afdeling, ...

Delta Lloyd

Dankzij de informatie uit het onderzoek kan de facilitaire organisatie van Delta Lloyd zichzelf beter managen. De MKFA ...

Hogeschool ArtEZ

             ArtEZ Hogeschool voor de kunsten is al enige jaren actief deelnemer aan het ...

Openbaar Ministerie

        Fier.fm heeft voor het Openbaar Ministerie een onderzoek uitgevoerd naar het nut, noodzaak en richting ...

Delen